Manapság a nagy cégeknél dolgozók élete tele van „meetingekkel" vagyis megbeszélésekkel. A szó olyannyira elterjedt a magyar nyelvhasználatban is, hogy aligha kell bárkinek lefordítani, aki ebben a miliőben mozog. (Sőt, a helyesírás-ellenőrző sem dobja ki.) Néhol már csak a munkára nem jut idő miattuk...
De mikor van értelmük valóban az ilyen találkozóknak, amelyek valódi célja az lenne, hogy információk áramoljanak az egyébként esetleg nem közvetlen munkakapcsolatban lévő kollégák között.
Egy chicagói szoftverfejlesztő cégnél úgy forradalmasították a meeting témát, hogy nincsenek előre kitűzött, rendszeres és kötelező találkozók. Megbeszélésre csak akkor kerül sor, ha az valóban feltétlenül szükséges, gyakran videotelefonon, félórás időkeretben. Azt tapasztalták ugyanis, hogy a meetingek következtében az emberek kiestek a munka ritmusából, ráadásul előtte és utána sokkal kevésbé voltak hatékonyak, mint egyébként.
Vannak, akik azt vizsgálják, hogy hogyan lehet valóban eredményes megbeszéléseket tartani, szerintük ha apránként változtat egy cég a dolgokon, akkor is sokkal produktívabbá lehet tenni a folyamatot. Aline Wolff a New York-i Egyetem Üzleti Tanszékének professzora szerint először érdemes a körülményeken változtatni: megváltoztatni a helyszínt, egy tárgyalóból áttenni valakinek az irodájába; rövidíteni az időtartamon, jobban a megbeszélés tárgyára fókuszálni.
- Állva is hatékonyan és sokkal gyorsabban lehet megbeszélni.
- Egy kis harapnivaló nem csak a megjelenők számát növeli, hanem a hangulatot is oldja.
- Pozitívumokkal kezdődjön a meeting, mert az megalapozza a hangvételt.
- Legyen rövid, valaki mérje az időt.
- Ragaszkodjunk a témához.
- Reális elvárásokat fogalmazódjanak meg a meetinggel kapcsolatban.
A vezető át is adhatja a megbeszélés irányítását valakinek, így ő maga is jobban tud figyelni a többiek mondanivalójára.
Különösen érdekesek az interkulturális tárgyalások, amikor a résztvevőknek arra is fel kell készülni, hogy a másik kultúrájában adott esetben teljesen másként zajlanak a dolgok. Skandináviában és Németországban a megbeszélések is precíz forgatókönyvek szerint zajlanak, előfordul, hogy csak döntést jelentenek be rajta, kevésbé hangsúlyos a kreatív részvétel. Dél-Európában gyakran későn kezdődnek, lazább időbeosztással, itt nem érdemes türelmetlenkedni.
Ázsiában az idősebb menedzserek időnként a folyamat közben is átgondolják a hallottakat, addig a többiek várnak a folytatásra, Észak-Amerikában pedig pont nincsenek ilyen merengő szünetek, sőt a hirtelen támadt csendeket is igyekeznek egy kis lazább tereferével kitölteni.
(via)